نبذة عامة
تُعد دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من البرامج التدريبية الأساسية التي تهدف إلى تطوير المهارات النظرية للعاملين في مجال الدعم الإداري والتنظيمي في المؤسسات الحديثة. تركز الدورة على فهم الأدوار المتقدمة للسكرتير التنفيذي كشريك فعّال في دعم القيادات العليا، وإدارة العمليات المكتبية بكفاءة، وتحقيق التكامل بين المهام الإدارية والتنظيمية. تم تصميم هذا البرنامج ليكون نظرياً بالكامل، دون تضمين تمارين عملية أو أنشطة تطبيقية، مما يجعله مناسباً للموظفين والمهتمين الذين يسعون لفهم الطبيعة الحديثة للعمل السكرتاري في بيئة الأعمال المعقدة. تُغطي الدورة الجوانب المرتبطة بالتواصل، وإدارة الوقت، وتنظيم الاجتماعات، وتقديم الدعم الاستراتيجي للإدارات العليا، مع التركيز على المهارات السلوكية والتنظيمية.
الهدف العام
يهدف برنامج السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب إلى تمكين المشاركين من اكتساب فهم شامل للدور المتطور للسكرتير التنفيذي في المؤسسات المعاصرة، وتطوير قدرتهم على أداء المهام الإدارية بمستوى احترافي ومرن. يسعى البرنامج إلى بناء وعي نظري حول كيفية دعم المدراء والتنفيذيين من خلال تنظيم الجداول، وإدارة المعلومات، وتسهيل التواصل بين الإدارات. كما يركز على تطوير مهارات التفكير التنظيمي، وفهم بيئة العمل الحديثة، ودور السكرتير كحلقة وصل حيوية في نجاح العمليات المكتبية، مع الحفاظ على الطابع النظري الخالص دون تطبيقات عملية.
الأهداف التفصيلية
- فهم الدور المعاصر للسكرتير التنفيذي في دعم القيادات العليا.
- التعرف على مهارات إدارة الوقت والجدولة الفعّالة.
- إدراك أهمية الاتصال المهني والكتابة الإدارية الدقيقة.
- تعلم مبادئ تنظيم الاجتماعات وترتيب المواعيد بكفاءة.
- تطوير الفهم النظري لآليات إدارة الملفات والمعلومات في البيئة المكتبية.
محاور الدورة
اليوم الأول: مفهوم السكرتارية التنفيذية الحديثة
- تطور دور السكرتير من المهام التقليدية إلى الدعم الاستراتيجي.
- صفات السكرتير الناجح في المؤسسات المعاصرة.
- الفرق بين السكرتارية العادية والسكرتارية التنفيذية.
- العلاقة بين السكرتير التنفيذي والإدارة العليا.
اليوم الثاني: إدارة الوقت والجدولة الفعّالة
- مفهوم إدارة الوقت وأهميته في بيئة العمل.
- أدوات تنظيم الجداول اليومية والأسبوعية نظرياً.
- كيفية التعامل مع الأولويات والطوارئ.
- التخطيط المسبق للمواعيد والمهام المطلوبة.
اليوم الثالث: مهارات الاتصال والكتابة الإدارية
- أهمية التواصل المهني في بيئة السكرتارية.
- أنماط الاتصال الشفهي والكتابي مع المدراء والزوار.
- مبادئ الكتابة الرسمية والبريد الإلكتروني المهني.
- كيفية صياغة المذكرات والتقارير المختصرة بدقة.
اليوم الرابع: تنظيم الاجتماعات والمناسبات الرسمية
- مراحل إعداد الاجتماعات: التخطيط، الدعوة، التجهيز.
- دور السكرتير في متابعة جدول الأعمال وتوثيق المخرجات.
- تنظيم المواعيد مع الأطراف الخارجية بفعالية.
- التعامل مع الضيوف والوفود بأسلوب احترافي.
اليوم الخامس: إدارة الملفات والمعلومات المكتبية
- أنظمة تصنيف الملفات الورقية والإلكترونية.
- أهمية السرية والخصوصية في التعامل مع المعلومات.
- مفهوم الأرشفة الرقمية وفوائدها في تنظيم العمل.
- دور السكرتير في الحفاظ على سلامة السجلات المؤسسية.
تُعد دورة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من الدورات الحيوية لأي موظف يعمل في مجال الدعم الإداري أو يطمح للارتقاء إلى مناصب سكرتارية تنفيذية في المؤسسات الحكومية أو الخاصة. تُعد هذه الدورة ذات أهمية بالغة للسكرتيرين، ومساعدي المدراء، وموظفي الإدارات العليا، وكذلك للخريجين الجدد في التخصصات الإدارية الذين يسعون لدخول سوق العمل بمهارات مميزة. كما تُسهم في بناء وعي تنظيمي لدى المشاركين حول كيفية دعم الكفاءة التشغيلية من خلال إدارة فعّالة للمكاتب والموارد. في ظل تطور أدوار السكرتارية من مجرد تنفيذ مهام إلى شراكة في اتخاذ القرارات، تُمكّن هذه الدورة المتدربين من فهم متطلبات السوق الحديثة، وتطوير سلوك احترافي، وتعزيز مكانتهم الوظيفية. من خلال المعرفة النظرية العميقة التي تقدمها الدورة، يصبح المشارك قادراً على المساهمة في تحسين بيئة العمل، ورفع مستوى الإنتاجية، ودعم القيادة بأسلوب منظم ومحترف، مما يُسهم في نجاح المؤسسة ككل.
