الأرشفة الإلكترونية

نبذة عامة

تُعد دورة الأرشفة الإلكترونية برنامجًا تدريبيًا نظريًا متقدمًا يهدف إلى تأسيس فهم شامل لمفاهيم إدارة الوثائق والبيانات في البيئة الرقمية، من خلال أنظمة الأرشفة الإلكترونية الحديثة. تركز الدورة على المبادئ الأساسية لتنظيم، وحفظ، واسترجاع الوثائق إلكترونيًا، مع التركيز على ضمان الدقة، والسرية، والامتثال للأنظمة واللوائح التنظيمية. يتم تقديم المحتوى بشكل نظري بالكامل، دون الاعتماد على تمارين عملية، أو استخدام أنظمة رقمية مباشرة، أو أنشطة ميدانية، مما يجعله مناسبًا للموظفين الإداريين، وموظفي المكتبات، ومسؤولي المعلومات، والإداريين الرفيعي المستوى في المؤسسات الحكومية والخاصة. تتناول الدورة مفاهيم تصنيف الوثائق، ودورة حياتها، وآليات التوثيق الرقمي، إلى جانب مفاهيم الأمان، والنسخ الاحتياطي، والوصول المخصص. كما تُسلّط الضوء على أهمية التحول من الأرشفة الورقية إلى الأنظمة الرقمية في تحسين الكفاءة، وتقليل المساحات المكتبية، وتسهيل الوصول إلى المعلومات، ودعم التحول الرقمي في المؤسسات.

الهدف العام

يهدف برنامج الأرشفة الإلكترونية إلى تمكين المشاركين من اكتساب فهم نظري متعمق للإطار التنظيمي والتقني الذي تقوم عليه إدارة الوثائق في البيئة الرقمية. يسعى البرنامج إلى بناء قدرة المتدربين على تحليل متطلبات المؤسسة في حفظ المعلومات، وفهم كيفية تصميم هيكل أرشفة فعّال، وضمان استمرارية البيانات، وحمايتها من الفقد أو الاختراق. كما يركّز على تعزيز الوعي بأهمية الامتثال للسياسات الداخلية، والأنظمة القانونية مثل قوانين حماية البيانات، ودور الأرشفة في دعم الشفافية، والمساءلة، والكفاءة المؤسسية. لا يتطلب البرنامج خبرة في تقنية المعلومات، بل يُقدّم المفاهيم بطريقة منهجية وتحليلية تُسهم في بناء قاعدة معرفية قوية حول إدارة المعلومات الرقمية، وتدعم اتخاذ قرارات مدروسة في تصميم وتشغيل أنظمة الأرشفة.

الأهداف التفصيلية

• فهم المفاهيم الأساسية للأرشفة الإلكترونية وأهميتها في المؤسسات الحديثة.
• التعرف على مراحل دورة حياة الوثيقة: الإنشاء، التصنيف، الحفظ، والاسترجاع.
• إدراك أهمية التصنيف والترميز الموحّد للوثائق.
• تعلم كيفية ضمان أمن البيانات، والوصول المخصص، والنسخ الاحتياطي.
• فهم دور الأرشفة في دعم الامتثال التنظيمي والرقابة الداخلية.

محاور الدورة

اليوم الأول: مقدمة إلى الأرشفة الإلكترونية

• تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهميتها في العصر الرقمي.
• الفرق بين الأرشفة الورقية والإلكترونية من حيث الكفاءة والتكلفة.
• أهداف الأرشفة: الحفظ، الاسترجاع، والامتثال.
• دور الأرشفة في دعم التحول الرقمي في المؤسسات.

اليوم الثاني: دورة حياة الوثائق وإدارتها

• مراحل دورة حياة الوثيقة: الإنشاء، المراجعة، التوثيق، الحفظ، والإتلاف.
• مفهوم إدارة الوثائق (Records Management) وعناصرها الأساسية.
• تحديد فترات الحفظ لكل نوع من الوثائق.
• آليات إتلاف الوثائق بعد انتهاء مدتها حسب السياسات المعتمدة.

اليوم الثالث: تصنيف الوثائق وتنظيمها

• مبادئ تصنيف الوثائق: حسب النوع، التاريخ، الجهة، أو الموضوع.
• تصميم هيكل تبويب إلكتروني منطقي وسهل الاستخدام.
• أهمية الترميز الموحّد (Naming Convention) في تسهيل البحث.
• أدوات الفهرسة والبحث النصي داخل الأنظمة الرقمية.

اليوم الرابع: الأمان والامتثال في الأرشفة

• مفاهيم أمن الوثائق: التشفير، التوقيع الرقمي، والوصول المخصص.
• ضمان سلامة البيانات ومنع الفقد عبر النسخ الاحتياطي الدوري.
• الامتثال للوائح حماية البيانات (مثل GDPR، وأنظمة حماية المعلومات).
• دور التدقيق الداخلي في التحقق من سلامة الأرشفة.

اليوم الخامس: أنظمة الأرشفة ودمجها مع العمليات

• نظرة نظرية إلى أنظمة إدارة الوثائق (EDMS) وميزاتها.
• تكامل الأرشفة مع الأنظمة الأخرى: الموارد البشرية، المالية، والمشاريع.
• أهمية التدريب والتوعية المستمرة للموظفين.
• مستقبل الأرشفة: الذكاء الاصطناعي، التعرف على النصوص، والأتمتة.

تُعد دورة الأرشفة الإلكترونية عنصرًا محوريًا في بناء كفاءات قادرة على دعم إدارة المعلومات بكفاءة في المؤسسات الحديثة، خاصة في ظل التحول السريع نحو الرقمنة وزيادة حجم البيانات. تُعد هذه الدورة ذات أهمية بالغة للموظفين الإداريين، ومسؤولي المعلومات، ومشرفي الإدارات، وموظفي التوثيق، والإداريين في القطاعات الحكومية، التعليمية، الطبية، والتجارية. كما تُسهم في تعزيز القدرة على تنظيم الوثائق بشكل فعّال، وضمان سلامتها، وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة. في بيئة عمل تعتمد على الدقة، والسرعة، والامتثال، يُعد فهم الأرشفة الإلكترونية أمرًا بالغ الأهمية لضمان الكفاءة التشغيلية، وحماية المعلومات الحساسة، وتحقيق الشفافية المؤسسية. تقدم الدورة معرفة نظرية متقدمة تُمكّن المشاركين من التفكير الاستراتيجي في إدارة الوثائق، وتدعم تطوير مهنيين قادرين على بناء أنظمة أرشفة آمنة، منظمة، ومستدامة تُسهم في نجاح المؤسسة على المدى الطويل.